国际贸易涉及多种文件，例如商业文件、财务文件、运输单据、保险文件及其他与国际贸易有关的文件。在处理付运的出口货品时，可签订多达四种合约：出口销售合约、运输合约、财务合约、货物保险合约。因此，必须认识各种文件的功能及其在国际贸易中的用途。
报价单：这是售货的报价，应清楚说明价钱、品质详情、货品数量、贸易条款、交货条件、付款方式。
负责拟备文件者：出口商
销售合约：这是买方与卖方之间的合约，订明交易细则，具法律约束力，因此在签署前最好先征询法律意见。
负责拟备文件者： 出口商及进口商
估价发票：这是货物付运时由供应商提供的发票，作用是通知买家即将付运商品的种类、数量、价值及进口规格（重量、大小及类似的特点）。估价发票不是用来要求买方付款的，但可用于申请进口证、安排外汇或其他财务安排。
负责拟备文件者： 出口商
商业发票：这是出口商要求进口商根据销售合约支付货款的正式文件。商业发票应说明所售货品的详情、付款方式及贸易条款。商业发票也在货品清关时使用，有时供进口商安排外汇时使用。
负责拟备文件者：出口商
装箱单：详列付运货品装箱资料的文件。
负责拟备文件者：出口商
检验证明书： 由独立公证人（检验公司）或出口商就买方或有关国家要求的付运货品规格（包括品质、数量及/或价钱等）发出的报告。
负责拟备文件者：检验公司或出口商
保险单/保险证明书,分保单：保险单是证明付运货品已投保的保险文件，详述有关保险额的资料。保险证明书证明付运货品已受保于某一开口保单，保障货品在付运途中免受损失或损害。
负责拟备文件者： 保险公司/保险代理商/保险经纪 外 贸 知 识
产品测试证明书：这是证明产品在品质、安全、规格等各方面均符合国际或个别国家技术标准的证明书。
负责拟备文件者： 获认可的实验所
卫生证明书：这是在出口农产品或食品时，由主管国家发出的文件，证明农产品或食品符合出口国的有关法例，以及在付运前检验时完整无损、适合人食用。
负责拟备文件者： 出口商
植物检疫证：国际间通常规定进口的植物或种植物料须附有出口国发出的植物检疫证，证明付运货品大致上没有疾病或害虫，并符合进口国现行的植物检疫规例。在香港应向渔农处申请植物检疫证。
负责拟备文件者： 出口商
熏蒸证书：这是虫害防治证明书，证明有关产品已经过获认可的熏蒸服务商所提供的检疫及付运前熏蒸程序。美国、加拿大和英国的海关都要求来自香港及中国大陆的实木包装材料附有熏蒸证书。
负责拟备文件者： 出口商
暂时过境证： 这是国际海关文件，用来申请将货品（如国际交易会的展品、货办及专业设备）暂时运进《暂时过境证海关公约》的缔约国时免缴关税。
负责拟备文件者： 出口商
领事发票：这是有些国家要求的文件，载明付运货品的详情，例如托运人、收货人、价值说明等。这文件由驻外国领事馆人员签署证明，供该国海关人员核实付运货品的价值、数量及性质。
